Mettre la productivité à l’honneur avec la méthode du « seau virtuel »
Cette année a été un défi pour la plupart d’entre nous, en particulier travailler à domicile. Je suis sûr que bon nombre d’entre vous ont ressenti le niveau de productivité auquel vous vous trouvez. Pour moi, ce n’était PAS acceptable.
Il y a quelque temps, j’ai demandé à la communauté LinkedIn comment ils abordaient les défis de la gestion du temps dans le nouveau normal : COVID19. J’ai reçu de nombreuses réponses valeureuses. J’ai décidé d’essayer les méthodes mentionnées et malheureusement, elles ne semblaient pas fonctionner pour moi.
Exactement comme de nombreux blogs, vlogs, vidéos YouTube, etc…. ces méthodes ont fonctionné principalement pour les personnes qui les ont créées / adaptées et ont finalement trouvé leur propre voie. Mais qu’en est-il de quelqu’un comme moi qui ne correspond à aucune des méthodes?
“Une taille unique ne convient pas à tous”
Dans l’espoir d’aider le plus grand nombre de personnes possible, je vais partager ma méthode. Il peut s’agir d’un ensemble de méthodes ou des parties d’autres, je ne suis pas sûr, mais c’est ce qui a rendu mon temps productif et flexible en même temps.
Avant de partager ma méthode de gestion du temps, je vous exhorte à ne pas supposer que cela fonctionnerait à 100% pour vous. Considérez-le comme une invitation au buffet – vous avez une douzaine de plats, vous choisissez ce que vous voulez manger et ensuite vous ajoutez votre propre sel et poivre pour le rendre convenant pour vous. Il en va de même ici, les idées présentées sont le buffet dans lequel vous pouvez sélectionner ce que vous aimez, puis ajouter votre propre sel et poivre pour le rendre vôtre.
Voilà :
- Décidez le nombre d’heures de travail, de famille et de temps pour moi-même que vous souhaitez consacrer:
- J’ai mis 8 heures pour le travail, 6 heures pour la famille, et 2 heures pour moi-même. Un bon début pour l’équilibre travail-vie personnelle.
- Décidez quand vous voulez commencer votre journée et quand vous voulez vous coucher:
- Je commence à 06h00 en raison de la nature de mon travail dans différents fuseaux horaires.
- Regroupez la journée dans des seaux virtuels de 2 heures chacun.
- Chaque seau est bon pour 90 minutes d’activité et 30 minutes de pause ou de marge (juste au cas où quelque chose aurait besoin d’un peu plus de temps pour terminer).
- Réglez les alarmes pour:
- 05h55 (pour pouvoir commencer à 06h00)
- 7h30 (pour savoir quand s’arrêter)
- 07h55 (pour pouvoir commencer à 08h00)
- 9h30 (pour savoir quand s’arrêter)
- Etc…
- Créez une liste de tâches en ajoutant toutes les tâches que vous choisissez d’effectuer. Il s’agit d’une liste de tâches continue à tous les niveaux, travail, famille ou moi-même.
- J’utilise Microsoft To-Do. Il synchronise tous mes appareils afin que lorsque j’ajoute une autre tâche, elle est répertoriée sur chaque appareil.
- Regroupez la liste des tâches en deux catégories :
- Urgent: date et heure limite – ajoutez-les à la liste avec les dates limites, et
- Important: Important pour l’entreprise, pour votre chef et pour vous – ajoutez-les à la liste sans délais.
L’utilisation de la matrice Urgent / important serait d’une grande aide, en particulier pour les tâches moins importantes et moins urgentes.
- Soyez prêt à être ouvert d’esprit et discipliné.
Passons par une journée typique!
Vous commencez votre journée à 06h00; vous regardez votre liste de choses à faire; vous choisissez une tâche urgente (liée à la date et à l’heure) et commencez à y travailler. Si elle est terminée, passez à la prochaine Urgent. Si vous n’en avez plus, choisissez une tâche importante et travaillez dessus.
Votre alarme de 90 minutes se déclenche. Vous arrêtez de travailler et prenez la pause prévue. Si vous pensez que la tâche a besoin de quelques minutes de plus, continuez et terminez-la, puis faites une pause, c’est à cela que sert la marge de 30 minutes.
Si des interruptions viennent frapper à votre porte, comme la famille, vous vous arrêtez et répondez à ces exigences. Cela signifie que vous avez perdu un seau. Cependant, avec cette méthode, il est facile d’échanger des seaux.
Vous pouvez remplacer le seau de travail par le seau familial et continuer.
Avec cette méthode, vous mettriez toujours le temps de travail prévu, le temps de pause prévu, le temps prévu en famille et le temps de moi-même, quelles que soient les interruptions. N’oubliez pas que vous avez le contrôle sur les seaux et que vous pouvez les mélanger de la manière qui vous convient le mieux.
Le défi
Maintenant, le défi réside dans ce qui suit:
- Discipline
- Catégoriser les tâches urgentes et importantes
Il existe des méthodes pour faire face à ces défis, comme l’embauche d’un coach, consultant et / ou mentor. Une fois ces défis sont relevés, l’étape suivante consiste à se concentrer sur un seau à la fois. Si vous êtes dans le seau travail, ne pensez pas au temps famille ou de moi-même ; si vous êtes dans le seau famille, ne pensez pas au temps de travail et de moi-même, etc… à moins qu’une tâche plus urgente et importante ne se présente.
Permettez-moi de vous donner un exemple, l’autre jour, j’ai commencé à effectuer les comptes de fin de mois à 08h00. Ma femme a alors reçu un appel familial urgent et elle ne pouvait pas accompagner notre fils à l’école. Alors, je me suis arrêté et j’ai accompli la tâche urgente d’accompagner notre fils à l’école. Il me restait du temps à mon retour, mais au lieu de reprendre le travail, j’ai remplacé le seau travail par le seau famille et j’ai continué à passer du temps avec ma famille. Alors, j’ai fait les comptes à 10h00 et tout le reste s’est mis en place.
En fait, savoir que vous êtes dans UN SEUL seau, vous aide à réduire les distractions auto-induites et facilite l’échange pour plus de flexibilité.
Cela signifie que lorsque je suis dans le seau travail, rien d’autre ne me distrait, quand je suis en famille, je suis avec la famille, corps et âme, je suis présent, je suis conscient.
Comment le rendre vôtre?
Que pensez-vous de cette méthode? Qu’est-ce que vous aimez à ce sujet? Qu’est-ce que vous n’aimez pas ? Combien de sel et de poivre ajouteriez-vous? Comment le rendre vôtre?
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